Managementassistent

Functie omschrijving

Functieomschrijving

Als Managementassistent werk je bij het organisatieonderdeel Werk en Inkomen binnen het team Officemanagement. Binnen dit team zijn 6 medewerkers elke dag druk bezig om verschillende teams te ondersteunen met secretariële en administratieve werkzaamheden. Binnen het Officemanagement wordt met elkaar hard gewerkt, maar er is zeker ruimte voor humor en collega’s staan voor elkaar klaar. Er heerst een fijne werksfeer en je komt in een warm bad terecht.

Taken

Het Officemanagement van W&I is (vanwege verlof) op zoek naar een tijdelijke collega waar het team op kan bouwen en die zich niet laat afschrikken door een zeer hectische en dynamische omgeving. De werkzaamheden zijn divers en kunnen soms op ad hoc basis gevraagd worden. Je ondersteunt 2 managers op administratief, secretarieel en organisatorisch gebied in de breedste zin van het woord. Concreet houdt dit in dat jij:

• Met plezier de complexe agenda en volle mailboxen van de managers beheert en in staat bent te prioriteren en daarover helder communiceert. Het stellen van prioriteiten in de workload van de managers is hierin erg belangrijk;
• Afspraken maakt, zowel intern als extern;
• Ervoor zorgt dat de benodigde vergaderstukken uit de mailbox in IBABS komen te staan en dat de Outlookagenda en IBABS perfect op elkaar aansluiten;
• Je pakt HRM-ondersteunende taken. Dit zijn bijvoorbeeld afspraken maken met de bedrijfsarts, zaken regelen bij indiensttreding van nieuwe medewerkers en administratieve ondersteuning bij mutaties voor medewerkers;
• Projecten/evenementen en vergaderingen organiseert en ondersteunt;
• Wanneer nodig, de vervanger bent van je collega’s binnen het OM bij verlof en ziekte;
• Overige administratieve taken die aan de orde komen (zoals bloemen bestellen en lunch regelen).

Jij hebt

• Goede communicatieve vaardigheden en goede contactuele eigenschappen op zowel bestuurlijk-, management- als uitvoerend niveau;
• Proactieve houding, waardoor jij initiatief toont in het oppakken van werk en graag meedenkt;
• Flexibel bent en dus snel kunt schakelen tussen taken;
• Ervaring met MS-Officepakketten, vooral Outlook, MS Teams en staat open om nieuwe systemen snel te leren. We werken met verschillende systemen, waaronder SAP, UBEOO en Ibabs;
• Je brengt MBO+/HBO werk en denkniveau mee;
• Je hebt ruime ervaring als managementassistent (of vergelijkbaar) in een complexe omgeving;
• Een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel in woord als in geschrifte.

Functie eisen

Eisen:

• Je beschikt over minimaal MBO 4 werk- en denkniveau

• Heb je een secretariële opleiding gedaan?
• Aantal jaren werkervaring in een soortgelijke functie
• Heb je ervaring met MS-Officepakketten, met name met Outlook en Teams?
• Beschrijf kort en bondig jouw werkervaring met complex agendabeheer en beheer van de mailbox
• Beschrijf jouw dagelijkse werkzaamheden bij jouw huidige/vorige werkgever in een soortgelijke functie

Arbeidsvoorwaarden

Deze functie kan worden uitgevoerd op basis van detachering of als zzp’er.

Voor de voorwaarden bij detachering vragen we je contact met ons op te nemen, zodat we je een passend aanbod kunnen doen.

Als zzp’er is het maximale tarief €65 per uur (inclusief reiskosten, exclusief BTW).